Regulamin
# Regulamin OCR wFirma Beta
## 1. Operator i charakter usługi
1. Operatorem usługi OCR wFirma jest PR Management Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Nowopogońskiej 98, 42-250 Czeladź, NIP 6252465931, kontakt: sebastian@prmanagement.pl, tel. +48 535 044 009.
2. OCR wFirma jest usługą testową w wersji beta, udostępnianą dla biur rachunkowych i innych przedsiębiorców działających zawodowo lub gospodarczo.
3. Usługa służy do wsparcia importu, odczytu OCR, weryfikacji oraz przekazywania dokumentów kosztowych do systemu wFirma przy użyciu automatyzacji, integracji API, sesji Playwright oraz mechanizmów AI/OCR.
4. Usługa nie jest systemem księgowym, doradcą podatkowym, kancelarią prawną ani gwarantowanym narzędziem do bezbłędnego księgowania dokumentów.
5. Usługa nie jest kierowana do konsumentów. Rejestracja i korzystanie z usługi oznaczają potwierdzenie, że użytkownik działa w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową.
## 2. Dostęp i model beta
1. Konto Free jest kontem testowym i może podlegać limitom operacyjnym, technicznym, funkcjonalnym i jakościowym.
2. Operator może w dowolnym czasie zmienić zakres funkcji, limity, interfejs, sposób działania, integracje, cennik, plan rozwoju albo zakończyć udostępnianie wersji beta w całości lub części.
3. Usługa jest świadczona w modelu "as is" i "as available", bez gwarancji ciągłości działania, dostępności, bezbłędności, kompletności, kompatybilności z aktualnym interfejsem lub API wFirma ani przydatności do konkretnego celu biznesowego, księgowego, podatkowego lub operacyjnego.
## 3. Obowiązki użytkownika
1. Użytkownik korzysta z usługi wyłącznie na własne ryzyko i na własną odpowiedzialność.
2. Użytkownik odpowiada za legalność przetwarzania dokumentów, posiadanie odpowiednich uprawnień do korzystania z kont wFirma, poprawność danych wejściowych, poprawność konfiguracji oraz zgodność swoich działań z prawem i obowiązkami wobec klientów końcowych.
3. Użytkownik ma obowiązek każdorazowo zweryfikować dane odczytane z dokumentu, wynik OCR/AI, wybór konta wFirma, sposób księgowania, kompletność pól oraz finalny rezultat przed wysłaniem lub zaksięgowaniem dokumentu w wFirma.
4. Użytkownik powinien korzystać z dedykowanego konta integracyjnego w wFirma, utrzymywać własne kopie bezpieczeństwa dokumentów i nie opierać swoich procesów wyłącznie na działaniu usługi beta.
5. Użytkownik odpowiada za skutki użycia danych logowania, kluczy API, company_id, sesji Playwright oraz wszelkich operacji wykonanych z użyciem przekazanych do systemu danych dostępowych.
## 4. Integracja z wFirma
1. Działanie usługi zależy od zewnętrznego systemu wFirma, jego interfejsu, polityk bezpieczeństwa, logowania, ograniczeń API oraz zmian wdrażanych przez dostawcę tego systemu.
2. Operator nie gwarantuje, że dana operacja w wFirma będzie dostępna, poprawna, zgodna z oczekiwaniem użytkownika lub możliwa do wykonania w sposób automatyczny.
3. Zmiany po stronie wFirma, w tym zmiany UI, API, zasad logowania, sesji, walidacji formularzy, dwuetapowego logowania lub polityk bezpieczeństwa, mogą powodować czasowe albo trwałe błędy działania usługi.
## 5. Odpowiedzialność i ryzyko
1. Użytkownik ponosi pełne ryzyko biznesowe, operacyjne, księgowe, podatkowe i organizacyjne związane z korzystaniem z usługi.
2. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo operator nie ponosi odpowiedzialności za:
a) błędy OCR, AI, automatyzacji, klasyfikacji, mapowania pól i walidacji;
b) błędne księgowania, błędne dekretacje, duplikaty, brak wysyłki, wysyłkę do niewłaściwej firmy lub na niewłaściwe konto;
c) utratę danych, utratę sesji, zablokowanie konta, opóźnienia, przerwy w dostępności, awarie integracji albo zmiany po stronie wFirma;
d) szkody bezpośrednie, pośrednie, następcze, utracone korzyści, utratę klientów, roszczenia osób trzecich, sankcje podatkowe, księgowe lub administracyjne wynikające z użycia usługi.
3. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że jakiekolwiek decyzje księgowe, operacyjne lub biznesowe podejmuje samodzielnie i po własnej weryfikacji wyników działania systemu.
4. Żadne informacje, podpowiedzi, pola, statusy ani wyniki generowane przez system nie stanowią gwarancji poprawności księgowej, podatkowej, prawnej ani technicznej.
5. Powyższe ograniczenia nie wyłączają odpowiedzialności, której wyłączenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
## 6. Bezpieczeństwo i nadużycia
1. Operator może czasowo zawiesić konto, organizację albo dostęp do wybranych funkcji w razie podejrzenia nadużycia, zagrożenia bezpieczeństwa, przeciążenia systemu, naruszenia regulaminu albo ryzyka dla integralności danych.
2. Operator może prowadzić logi, audyty techniczne, rejestrować zdarzenia systemowe i artefakty błędów w zakresie niezbędnym do działania, bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności usługi.
## 7. Powierzenie przetwarzania danych
1. W zakresie, w jakim użytkownik wprowadza do usługi dane osobowe swoich klientów, kontrahentów, pracowników, współpracowników, pełnomocników albo innych osób fizycznych, użytkownik działa jako administrator danych lub podmiot uprawniony do dalszego powierzenia danych, a operator działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Akceptacja niniejszego regulaminu stanowi jednocześnie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy użytkownikiem a operatorem w zakresie korzystania z usługi OCR wFirma Beta.
3. Przedmiot i czas trwania powierzenia obejmują przetwarzanie danych osobowych przez okres korzystania z usługi oraz przez okres niezbędny do wykonania instrukcji użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczalności, obsługi incydentów, kopii zapasowych, retencji technicznej i obrony przed roszczeniami.
4. Charakter i cel przetwarzania obejmują w szczególności przyjmowanie, przechowywanie, organizowanie, analizę OCR/AI, ekstrakcję danych, walidację, korekty manualne, kolejkowanie zadań, automatyzację, logowanie zdarzeń, obsługę błędów, wsparcie techniczne oraz przekazywanie danych do wFirma zgodnie z konfiguracją i działaniami użytkownika w systemie.
5. Kategorie danych mogą obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe, księgowe, podatkowe, transakcyjne i dokumentowe zawarte w plikach, formularzach, metadanych, logach i artefaktach systemowych. Kategorie osób, których dane dotyczą, mogą obejmować w szczególności użytkowników, klientów biura rachunkowego, kontrahentów, wystawców i odbiorców dokumentów, pracowników, współpracowników i reprezentantów podmiotów widocznych na dokumentach.
6. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie użytkownika, wynikające z konfiguracji konta, działań wykonanych w interfejsie, przesłanych dokumentów, ustawień integracji oraz uzasadnionych zgłoszeń wsparcia. Jeżeli w ocenie operatora polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, operator może odmówić jego wykonania i poinformować o tym użytkownika.
7. Operator zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zostały zobowiązane do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności.
8. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, z uwzględnieniem charakteru usługi beta, architektury systemu, szyfrowania sekretów, kontroli dostępu, segmentacji tenantów, logowania zdarzeń i zabezpieczeń infrastruktury, przy czym użytkownik przyjmuje do wiadomości, że usługa beta nie daje gwarancji całkowitego wyeliminowania ryzyk bezpieczeństwa.
9. Użytkownik udziela operatorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, w szczególności dostawców hostingu, serwerów, baz danych, kolejek, narzędzi diagnostycznych, monitoringu, OCR/AI, automatyzacji i komunikacji. Aktualne kategorie odbiorców i infrastruktury są opisane w Polityce prywatności. Operator zapewnia nałożenie na dalsze podmioty przetwarzające obowiązków ochrony danych odpowiednio do wymogów art. 28 RODO.
10. Z uwagi na charakter usługi operator, w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, pomaga użytkownikowi w realizacji obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych oraz odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą.
11. Po zakończeniu świadczenia usługi operator, według decyzji użytkownika wyrażonej przez usunięcie danych, zamknięcie konta albo odrębną instrukcję, usuwa lub zwraca dane osobowe, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, uzasadnione przez bezpieczeństwo, rozliczalność, kopie zapasowe, retencję techniczną albo obronę przed roszczeniami.
12. Operator udostępnia użytkownikowi informacje rozsądnie potrzebne do wykazania zgodności z niniejszą sekcją oraz umożliwia audyt lub inspekcję nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, zakresu i zasad poufności, na koszt użytkownika i w sposób niezakłócający działania usługi ani bezpieczeństwa innych użytkowników.
13. Użytkownik oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania i powierzenia danych osobowych do usługi, spełnił obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą, i nie będzie przekazywał do systemu danych, których przetwarzanie przez usługę byłoby niezgodne z prawem.
## 8. Dane i dokumenty
1. Użytkownik zachowuje odpowiedzialność za treść dokumentów, legalność ich przekazania do systemu oraz skutki ich dalszego użycia.
2. Operator przetwarza dane i dokumenty wyłącznie w zakresie opisanym w Polityce prywatności, niniejszym regulaminie oraz wymaganym do działania usługi beta.
## 9. Postanowienia końcowe
1. Korzystanie z usługi oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz Polityki prywatności.
2. Akceptacja regulaminu obejmuje również akceptację zasad powierzenia przetwarzania danych opisanych w sekcji 7 powyżej.
3. Regulamin obowiązuje od chwili jego opublikowania i może być aktualizowany wraz z rozwojem usługi beta.